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WinWord 7.0 (vor allem) für Hausarbeiten

Backup / Datensicherung

Wie schütze ich mich vor Datenverlust und was mache ich, wenn es doch einmal passiert?

Sie sollten sich bei wichtigen Dokumenten eine Strategie zulegen (und anwenden), wie Sie Sicherheitskopien erstellen. Dabei gilt es, drei Gefahrenquellen zu beherrschen:

Der dritte Punkt ist vielleicht erklärungsbedürftig:

Hier sind zwei Szenarien gemeint. Einmal stellen Sie sich vor, daß Ihr Dokument mit einem Virus verseucht ist. Viren arbeiten manchmal mit Zeitverzögerung, d.h. Ihr Dokument ist bereits seit vier Wochen infiziert, das merken Sie aber erst in dem Moment, in dem Sie nur noch Sicherheitskopien haben, die selbst bereist infiziert sind. Das bedeutet zwar meist nicht sofort einen Datenverlust, kann aber doch zu Problemen führen.
Zweites Szenario: Ihre Arbeit hat 10 Kapitel. Anfang der Woche löschen Sie aus Versehen Kapitel eins, ohne es zu bemerken. Den Rest der Woche arbeiten Sie an Kapitel zehn und speichern jeweils Ihre Änderungen. Wenn Sie nun nur die letzte Version als Backup zur Verfügung haben, ist leider Ihr gesamtes erstes Kapitel futsch - schade.

Autospeichern

Gegen die erste Gefahr hilft es, entweder selbst ständig zu speichern (gewöhnen Sie sich einfach die entsprechende Tastenkombination [Strg]+s an). Das kann aber auch Word für Sie erledigen; die entsprechende Funktion heißt Autospeichern.

Unter Extras/Optionen/Speichern läßt sich einstellen, wie häufig Word den aktuellen Text automatisch speichert.
Zur Sicherheit sollte man einen kleinen Wert auswählen, etwa alle vier Minuten. Wenn dann während der aktuellen Sitzung der Computer abstürzt, der Strom ausfällt oder ähnliches, dann zeigt Word beim nächsten Start den letzten automatisch gespeicherten Stand an. In der Titelzeile erscheint dann der Name des Dokuments, gefolgt von "(Wiederhergestellt)".
Diese Funktion ist zwar sehr praktisch, aber sie hat ihre Nachteile:

Um diese Nachteile wenigstens zum Teil auszugleichen, sollte unter Extras / Optionen / Dateiablage ein besonderer Ordner als "AutoSpeichern-Ordner" eingetragen werden, in dem sich dann bei Bedarf mit Programmen zur Wiederherstellung gelöschter Dateien noch etwas ausrichten läßt.

Sicherheitskopien auf einem zweiten Datenträger

Alles Abspeichern hilft nichts, wenn die Festplatte kaputt geht. Deshalb sollten Sie immer Sicherheitskopien auf einer zweiten Festplatte, auf CD-ROMs oder auf Disketten erstellen.

Achtung! Word 7.0 hat einen Fehler beim Speichern auf Disketten. Deshalb nie unter Word 7.0 direkt auf Diskette speichern, immer nur auf Festplatte und dann im Explorer die Datei von der Festplatte auf die Diskette ziehen. Ansonsten wird die Datei mit hoher Wahrscheinlichkeit unlesbar. Näheres dazu auf der nächsten Seite.

Trotz der Nützlichkeit von Computern würde ich auch noch dazu raten, bei wirklich wichtigen Dokumenten wenigstens dann und wann eine Version des Dokumentes auszudrucken, damit man auch dann noch etwas hat, wenn alles andere schief geht.

mehrere Versionen / Backup-Strategie

Um vor dem dritten Problem geschützt zu sein - Sie haben selbst einen Teil des Textes gelöscht und danach gespeichert - sollten Sie möglichst viele Versionen des Dokumentes abspeichern. Je nach Bearbeitungsfrequenz sollten Sie dazu die Datei wöchentlich oder täglich unter einem anderen Namen abspeichern, z.B. unter einem Namen wie MeinText-18-02-2001.doc. Wenn Sie diese Versionen dann auch noch auf verschiedenen Datenträgern abgespeichert haben, kann Ihnen nicht allzuviel passieren.

Legen Sie am besten für jedes größere Projekt einen Ordner an, dann verlieren Sie nicht so leicht den Überblick.

Brauche ich das wirklich?

Ja! Haben Sie schon einmal jemanden gesehen, der verzweifelt fragt, ob man seine Diplomarbeit nicht doch noch retten könne? Ich schon - und wenn man demjenigen dann noch sagen muß, daß er alles noch einmal schreiben muß, dann wird es herzzerreißend. Aber Dummheit wird bestraft. Rechnen Sie nicht mit dem Mitleid Ihres Bekannten, den Sie bei Computerproblemen immer anrufen, dazu hat er Ihnen zu oft gepredigt, daß Sie ein Backup machen sollen.

Was kann ich noch machen, wenn alles weg ist?

Es gibt Notdienste, die auch aus verbrannten Festplatten noch Daten retten können. Die kosten dann aber natürlich richtig Geld (bis zu mehreren zehntausend Mark). Wenn Sie an Ihrer Dissertation sitzen, ist es Ihnen das eventuell so viel Geld wert. Dann sollten Sie aber nicht versuchen, selbst Hand an die Festplatte zu legen, wenn Sie nicht wirklich wissen, was Sie da tun.

Bei etwas weniger eindeutigen Desastern (Sie haben nur einfach die Daten gelöscht), läßt sich oft noch mit Hilfe von speziellen Datenrettungsprogrammen zumindest ein Teil der Daten retten. Aber dazu dürfen Sie nicht mehr lange an dem Rechner arbeiten. Diese Programme funktionieren nämlich nur deshalb, weil das Windows-Dateisystem (FAT12 oder FAT32) Dateien nicht wirklich löscht, sondern Sie nur aus dem "Inhaltverzeichnis" der Festplatte entfernt und damit den Platz auf der Festplatte, den die gelöschte Datei einnimmt, wieder zum Beschreiben freigibt. Wenn aber dort zufällig noch keine neue Datei hingeschrieben wurde, kann man die Datei selbst an dieser Stelle noch finden und muß lediglich den Eintrag im Inhaltsverzeichnis der Festplatte wieder herstellen. Ob das gelingt, hängt vom Zufall ab - und davon, ob Sie in der Zwischenzeit viel mit dem Betriebssystem gearbeitet haben.
Sie können die Rettungschancen etwas erhöhen, indem Sie regelmäßig Ihre Festplatte defragmentieren (aber möglichst nicht nach einem Datenverlust - dann sind die Daten nämlich endgültig verloren!).

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letzte inhaltliche Bearbeitung: 10.4.2001 Ulf@Kortstock.de