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Dokumentvorlagen enthalten Voreinstellungen für neue Dokumente. Sie werden durch die Dateiendung .dot (für document template) kenntlich gemacht. Technisch ist die Datei nur durch die Dateiendung von einem normalen Word-Dokument zu unterscheiden. Wenn Sie also ein vorhandenes Dokument als Dokumentvorlage verwenden wollen, reicht es, die Dateiendung von .doc auf .dot zu ändern.
Damit Word die Dokumentvorlagen auch immer zur Verfügung hat, werden sie in einem besonderen Verzeichnis abgespeichert. Standardmäig ist das der Unterordner Vorlagen im MSOffice-Verzeichnis. Bei Word 95 / 7.0 also normalerweise C:\MSOffice\Vorlagen\. Sie können aber auch einen anderen Ordner einstellen. Wenn Sie intensiv mit Dokumentvorlagen arbeiten, würde ich Ihnen empfehlen, den Vorlagenordner in Ihr Dokumentenverzeichnis zu verschieben (bei Windws also nach C:\Eigene Dateien\Vorlagen\. So werden Ihre selbsterstellten Vorlagen nicht von einer neuen Installation überschrieben und sie werden mitgesichert, wenn Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Dokumente erstellen (was Sie des Öfteren einmal tun sollten, vgl. dazu diese Seite).
Unter Extras / Optionen / Dateiablage können Sie einige Verzeichnisse für bestimmte Zwecke selbst festlegen, unter anderen das für Benutzervorlagen. Sie sollten von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und ein Unterverzeichnis Ihres Dokumentenverzeichnisses (normaler Weise C:\Eigene Dateien\ für die Dokumentvorlagen reservieren (z.B. C:\Eigene Dateien\Vorlagen\. Das hat zwei Vorteile: Einmal speichern Sie so die von Ihnen bearbeiteten Vorlagen immer mit, wenn Sie Ihre Dokumente sichern. Außerdem sind Sie so sicher, daß Sie bei einer Neuinstallation von Word nicht die veränderten Vorlagen überschreiben und so zerstören.
Die Standardvorlagen von MS Office können Sie in das neue Verzeichnis kopieren, wenn sie Ihnen gefallen.
Sie können auch Unterverzeichnisse im Vorlagenverzeichnis erstellen, sollten aber darauf achten, dabei nur eine Ebene einzubauen. Alle Vorlagen in Unterverzeichnissen werden dann bei der Erstellung eines neuen Dokumentes über den Menübefehl Datei / neu über Registertasten im Dialogfenster zur Verfügung gestellt.
Bei Word werden in allen Versionen viele Dokumentvorlagen mitgeliefert. Bei der Installation können Sie auswählen, welche Sie installieren wollen. Es gibt z.B. Vorlagen für Briefe oder für Urkunden. Meist gibt es zu jedem Anlaß mehrere Stilarten (klassisch, verspielt usw.).
Ob die Verwendung dieser Vorlagen allgemein Sinn macht, sei dahingestellt, mir waren sie meist zu unpersönlich. Für Hausarbeiten jedenfalls sind die Vorgabe zu unterschiedlich, als daß man hierfür auf allgemeine Vorlagen zurückgreifen könnte. Hier sind die darauf verwiesen, selbst eine Vorlage zu erstellen oder auf solche der ausgebenden Stelle (Fakultät oder Lehrstuhl) zurückzugreifen.
Die Verwendung von Dokumentvorlagen bedeutet zunächst eine Arbeitserleichterung bei wiederkehrenden Aufgaben. Vor allem können Sie aber so auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Standards durchsetzen und doppelte Arbeit vermeiden. Wenn Sie in einem Team arbeiten, erstellen Sie einfach zuerst eien Dokumentvorlage mit allen Details und geben diese dann an die anderen Mitglieder der Gruppe weiter.
Eine Dokumentvorlage kann alles enthalten, was auch ein Dokument enthalten kann, also vor allem Text und Formatvorlagen. Sie können aber auch Makros in einer Dokumentvorlage abspeichern.
Wenn Sie etwas ambitionierter an die Sache herangehen wollen, können Sie auch einen Assistenten erstellen. Dieser fragt dann bei der Erstellung des neuen Dokumentes selbständig einige Daten vom Benutzer ab und fügt Sie an einer vordefinierten Stelle in die Vorlage ein.
Fortsetzung folgt ...
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