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WinWord 7.0 (vor allem) für Hausarbeiten

Filialdokumente

Unterteilung großer Dokumente in mehrere Dateien

Vorbemerkung

Wenn Sie wegen der Probleme mit großen Dokumenten überlegen sollten, das Dokument über mehrere Dateien verteilt zu erstellen, haben Sie mit einigen Nachteilen zu kämpfen. Vor allem funktionieren viele der automatischen Funktionen nicht mehr (z.B. automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses).

Von der Idee her sollen Filialdokumente diese Probleme minimieren: Wenn Sie einen Teil des Dokumentes ändern, muß nicht immer extra das gesamte Dokument neu gespeichert werden. Deshalb wird es in mehrere Dateien aufgeteilt (die Filialdokumente). Es existiert aber weiter eine zentrale Datei, die einmal Verweise auf die Filialdokumente enthät, zum anderen aber auch zentrale Informationen wie zum Beispiel das Inhaltsverzeichnis.

Theoretisch beschleunigt das die Bearbeitung dieser Datei, allerdings nur beschränkt: Denn weiterhin ist ja das ganze Dokument im Speicher geladen. Nur das Abspeichern beschränkt sich jeweils auf die bearbeiteten Teildokumente und sollte daher etwas schneller gehen.

So gut die Idee ist, so gefährlich ist die Verwendung dieses Features: Es wird von ständigen Abstürzen berichtet. Auch hält sich der Geschwindigkeitsvorteil in Grenzen, jedenfalls wenn Sie einen einigermaßen gut ausgestatten Rechner haben (besonders was den Hauptspeicher angeht).

Die Filialdokumente sind ganz normale Worddokumente, die Sie auch einzeln bearbeiten können. Nur das Zentraldokument enthält die Informationen, die aus den Teilen wieder ein ganzes werden lassen.
Wenn Sie die hier beschriebene BackUp-Strategie verwenden, müssen Sie sich überlegen, wie Sie die Dateien nennen. Da natürlich nichts bringt, nur den Namen des Zentraldokumentes jeweils mit dem Datum oder einer Versionsnummer (hausarbeit-10-04-2001.doc) zu versehen, Sie andererseits aber die (teilweise automatisch vergebenen) Namen der Filialdokumente nicht ständig ändern können, bietet es sich an, Zentral- und Filialdokumente jeweils in einen Ordner zu verschieben, der dann jeweils einen Namen erhält, der auf das Datum oder die Version verweist.

Wenn Sie massive Probleme haben, sollten Sie darüber nachdenken, auf ein anderes Programm umzusteigen. Dazu bieten sich die verschiedenen Varianten von TEX (Sprich: Tech) an. Dieses Programm ist in der Bedienung komplizierter (vor allem kennt es kein What You See Is What You Get), aber erheblich weniger störanfällig. Für Naturwissenschaftler ist es wegen der Möglichkeiten für den Formelsatz unverzichtbar (aber wenn Sie aus diesem Bereich kommen, lesen Sie diese Doku eh nur zum Spaß).

Anwendung

Um das Dokument in Filialdokumente zu unterteilen, muß man am besten zunächst in die Gliederungsansicht wechseln.
Es erscheint eine neue Sybolleiste:

Symbolleiste Gliederung

Nun muß man auf das Symbol ganz rechts drücken, um eine weitere Symbolleiste zu erreichen, die zur Steuerung der Filialdokumente dient:

Symbolleiste Filialdokumente

Jede Überschrift der ersten Ebene mit dem dazugehörigen Text kann in eine eigene Datei umgewandelt werden. Davon, daß man eigentlich mit mehreren Dateien arbeitet, ist im Prinzip nichts zu bemerken. Die einzelnen Dateien werden nach dem Text der jeweiligen Überschrift benannt. Daher ist es sinnvoll, einen Text, der in Filialdokumente geteilt ist, in einem eigenen Verzeichnis unterzubringen. Theoretisch kann man auch die einzelnen Filialdokumente öffnen und bearbeiten. Davon sollte man allerdings absehen.

Aufteilung des Dokumentes in Filialdokumente

Zunächst in der Gliederungsansicht nur die oberste Ebene anzeigen (in der Symbolleiste Gliederung die "1" anklicken), dann jeweils eine Überschrift markieren und das erste Symbol von links in der Symbolleiste Filialdokumente anklicken.
Wenn dies für alle Dokumente geschehen ist, sind wir schon fertig.

Symbolleiste Filialdokumente

Die sechs Symbole der Leiste "Filialdokumente" haben folgende Funktion (von links nach rechts):

Problem mit gesperrten Filialdokumenten

Besonders das letzte eben genannte Symbol ist interessant, weil vielfach die Sperrung standardmäßig von Word eingeschaltet wird. Manchmal ist das auch nur durch längeres Ausprobieren wieder zu ändern. Gerade hier erweist sich, daß Filialdokumente in Word nicht ideal eingebaut sind.
Die Sperrung ist übrigens etwas anderes als der Dokumentschutz, den es auch in normalen Word-Dokumenten gibt!

Das Problem tritt auch noch in Word 2000 auf (Dank für die Hinweise an Markus Bellenberg):

Dies zeigt sich etwa dabei, dass Word bei der Aktualisierung eines automatischen Verzeichnisses einfach abstürzt, wenn einige der Filialdokumente (also der Teile) gesperrt sind.
Wenn man nun nicht mit Hilfe der Schaltfläche (Symbol) mit dem Schloß die Teile entsperren kann, wird gelegentlich auch etwa folgende Fehlermeldung ausgegeben: Der Vorgang konnte nicht beendet werden, weil das Filialdokument einen anderen Schutzumfang besitzt als das Zentraldukument. Gleichen Sie den Umfang der zulässigen Bearbeitung an.

Dies hängt damit zusammen, dass eine fremde Person das Dokument bearbeitet hat und vor dem Speichern der Datei Überarbeiten (unter Extras/ Änderungen verfolgen im Menü) nicht ausgeschaltet hat.

Das Problem läßt sich also beheben, indem man die fehlerhafte Datei einfach öffnet, Überarbeiten im Menü ausschaltet und speichert. Allgemein mag es also bei Problemen mit Zentraldokumenten helfen, einfach den gesamten Text eines Filialdokuments zu markieren und in eine neue Datei zu kopieren (aber bloßer Work-Around).

Unter gewissen obskuren Umständen kann Word selbst den Autor eines Dokumentes verstellen und so das Problem auftreten lassen. Aber jedenfallsb durch öffnen und behandeln des Filialdokumentes kann man diese Fehler beheben.

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letzte inhaltliche Bearbeitung: 22.9.2002 Ulf@Kortstock.de